Beoordelen (crisis)plannen: doe-het-zelf-test

Dit jaar ben ik al enkele keren gevraagd om incidentbestrijdings- en crisisplannen tegen te lezen. Erg leuk én interessant om te mogen doen. Graag deel ik een simpele doe-het-zelf-test met jullie.

Als ik een plan ontvang dan is het eerst wat ik doe de RASCI-rollen controleren. De afkorting RASCI staat voor de Engelse termen: Responsible, Accountable, Support, Consulted en Informed. Deze rollen zijn vooral van belang om de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden te duiden in relatie tot de plannen. Het is vaak zeer onduidelijk wie welke rol heeft ten aanzien van planvorming. Met behulp van deze rollen kan je daardoor (beter) te sturen op de totstandkoming, de resultaten en het gebruik van plannen.

Voor deze doe-het-zelf-test gebruik je dus deze rollen om te controleren of een aantal basiselementen in het (crisis)plan aanwezig is. Opvallend genoeg kom ik kom de onderstaande elementen in nagenoeg geen enkel plan allemaal tegen. Sterker nog: vaak minder dan de helft van de onderstaande punten tref ik aan. Kortom: daar is al een winst te behalen voor een organisatie.

Test je (crisis)plan op de volgende punten:

• Doel van het plan
• Datum van het plan
• Optioneel: methoden (hulpmiddelen): hoe is het plan tot stand gekomen?
• Producenten: wie maakte het plan? (uitvoeren)
• Controleurs: wie beoordeelde het plan? (beoordelen)
• Goedkeurder: wie keurde het goed en is eindverantwoordelijk? (goedkeuren)
• Afnemer(s): voor wie is het plan bedoeld? (informeren)
• Archiveerder: wie archiveert het en beheert het plan? (archiveren)

Mijn advies: zorg voor scherpe en heldere rollen in een (crisis)plan. Dit levert helderheid in afstemming van de rollen en schept duidelijkheid in de verantwoordelijkheid ten aanzien van de plannen. Maar het helpt ook in het leerproces na evaluaties of incidenten: wie moeten allemaal worden betrokken om de geleerde lessen terug te laten komen in de plannen? En wie moeten daarna worden geïnformeerd, zodat de lessen ook worden toegepast.

Het is in feite een simpele rekensom: als het beheer van het plan al niet eens op orde is, wat mag je dan verwachten van aanpassingen als gevolg van evaluaties of ontwikkelingen? Niets toch…

Kortom: doe de doe-het-zelf-test maar eens voor je eigen plannen. Succes en ook veel verwondering gewenst!

Auteur: Roy Johannink
Roy Johannink Training Advies Onderzoek | 0646758926 | @hemmelhoes