Gemeenten brengen digitale archieven op orde

WhatsAppberichten, e-mails… de tijd dat papieren documenten overzichtelijk bij elkaar in één dossier werden opgeborgen, is voorbij. Digitaal werken heeft grote consequenties voor het bewaren van informatie. Drie nieuwe wetten, waaronder de Wet open overheid (Woo), nopen gemeenten tot het toegankelijk maken en houden van hun digitale informatie.

“De VNG deed vorig jaar een knel- en versnelpuntenanalyse van archivering van digitale documenten bij gemeenten. Daaruit bleek dat gemeenten goed op weg zijn, maar dat ze nog wel allerlei maatregelen moeten nemen om alles op orde te krijgen. Het gaat niet alleen om het digitaliseren van de archieven, maar om het goed opslaan van alle digitale informatie,” zegt Peter de Baat, burgemeester van Montferland. Het onderscheid tussen archivering en het primaire proces vervaagt in dit digitale tijdperk, stelt hij. “Op het moment dat je een document maakt, moet dat eigenlijk al toegankelijk worden opgeslagen. Net als alle relevante documenten eromheen, zoals e-mails en WhatsAppberichten. Het op orde brengen van je digitale archieven is daardoor veel meer dan alleen het archief. Het gaat om het hele werkproces.” Waarom is hij als burgemeester in dit onderwerp geïnteresseerd? Omdat dit ook het college en de raad aangaat, zegt hij. “Alleen met goed toegankelijke en duurzaam opgeslagen informatie kun je verantwoording afleggen. Dat is niet alleen nodig voor onze eigen bedrijfsvoering, maar ook voor de verantwoording aan de raad, aan toezichthouders en niet in de laatste plaats aan de burger.”

Lees verder via ibestuur.nl