‘E-mails moeten goed bewaard worden, dat gebeurt nu nu niet’

Ambtenaren moeten alle mail met waardevolle informatie netjes archiveren. Vaak gebeurt dat niet. Oplossing is het automatiseren van de verwerking en opslag. Den Haag experimenteert er al mee. ‘Je kunt het niet van het gedrag van ambtenaren laten afhangen.’

Overheidsinformatie gaat verloren
Ja, ambtenaren maken vaak netjes hun inbox leeg, ziet projectleider Job Pantjes van de proeftuin e-mailbewaring van de gemeente Den Haag. ‘Fijn, natuurlijk: die zero inbox-melding wanneer alle mails zijn gelezen. Maar veel mails worden verwijderd en nergens opgeslagen. En dan verlies je informatie. De overheid is wettelijk verplicht om e-mails wél te bewaren en er moet verantwoording kunnen worden afgelegd over gevoerd beleid. Wanneer informatie mist, is er soms geen andere optie dan dat bestuurders moeten opstappen. Iets wat in het verleden vaak genoeg voorkwam, denk maar aan het beroemde kwijtgeraakte bonnetje van Teeven.’

Lees verder via binnenlandsbestuur.nl

Meer leren over uw omgang met informatie bij uw digitale transformatie en onder de Wob en de Woo? Kom naar de Nieuwspoort Seminarreeks ‘Juridische Update 2018 voor Overheidsjuristen’ die start op 21 september.